MANUAL DE POLITICAS WEB  

(POLITICAS DE TRATAMIENTO WEB)  Fecha: 01 DE JULIO DE 2016

1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la Información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de  la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012,  por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del  artículo 13 del Decreto 1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior.

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean  objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2.013

· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el  tratamiento de datos personales.

· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas  naturales determinadas o determinables.

· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos  públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su  calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar  contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y  sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

· Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o  cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial  o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,  organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político  o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos  relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

· Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o  en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del  tratamiento.

· Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma  o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales  como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al  Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la  existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder  a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del  tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a  un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos  dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un  tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la  autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular  que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos  por parte de ARRENDAMIENTOS ALNAGO en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones  legales o por orden judicial.

- Datos de naturaleza pública.

- Casos de urgencia médica o sanitaria.

- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es ARRENDAMIENTOS  ALNAGO, cuyos datos de contacto son los siguientes:

· Dirección: CALLE 47 N° 42 - 54, LOCAL 105, MEDELLÍN.

· Correo electrónico: [email protected]

· Teléfono: 2393088

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ARRENDAMIENTOS ALNAGO, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el  tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados  en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las  finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla I. Bases de datos y finalidades

Base de datos Información Finalidad

residencia, Datos patrimoniales de la persona,  Información tributaria de la persona, Información  laboral de la persona, Información académica de  la persona.

Gestión económica y contable,  Gestión fiscal, Históricos de  relaciones comerciales, Marketing,  Análisis de perfiles, Encuestas de  opinión, Prospección comercial,  Publicidad propia, Segmentación  de mercados.

6. Datos de navegación

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen  algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación  de Internet.  

Por su propia naturaleza, la información recogida podría permitir la identificación de usuarios a través  de su asociación con datos de terceros, aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de  datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para  acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema  operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el  uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente  después de ser verificados.

7. Cookies o Web bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su  utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no  memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el  navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la  finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web. Si no desea permitir el uso de  cookies puede rechazarlas o eliminar las ya existentes configurando su navegador, e inhabilitando el  código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

8. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los  Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos  personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios  que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o  apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas  para representarlos.

Los derechos del Titular son los siguientes:

· Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el  responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a  sus datos personales.

· Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

- Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen  aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo  tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

- Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten  inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y  legales.

- Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente  prestada para el tratamiento de sus datos personales.

- Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de  la normativa en materia de Protección de Datos.

· Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo  previsto en el artículo 10 de la LEPD.

· Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite  de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

9. Atención a los Titulares de datos

CIELO ENITH NARANJO ARISTIZABAL con C.C. No. 43526026. de ARRENDAMIENTOS ALNAGO será el Oficial de protección de datos para las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular  de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 2393088. Correo electrónico: [email protected].

10. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

10.1. Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos  personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario.

2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la  información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ARRENDAMIENTOS  ALNAGO solamente podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso,  certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de  recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la  Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un  escrito dirigido a ARRENDAMIENTOS ALNAGO enviado, mediante correo electrónico a:  [email protected], indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o  a través de correo postal remitido a CALLE 47 N° 42 - 54, LOCAL 105, MEDELLÍN. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

· Nombre y apellidos del Titular.

· Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa,  así como del documento acreditativo de tal representación.

· Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

· Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

· Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.  

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la  información solicitada:

· Visualización en pantalla.

· Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

· Telecopia.

· Correo electrónico u otro medio electrónico.

· Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento,  ofrecido por ARRENDAMIENTOS ALNAGO.

Una vez recibida la solicitud, ARRENDAMIENTOS ALNAGO resolverá la petición de consulta en un  plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando  no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando  los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso  podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos  están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la  Superintendencia de Industria y Comercio.

10.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito  dirigido a ARRENDAMIENTOS ALNAGO. Enviado, mediante correo electrónico  [email protected] indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o  a través de correo postal remitido a CALLE 47 N° 42 - 54, LOCAL 105, MEDELLÍN. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

· Nombre y apellidos del Titular.

· Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa,  así como del documento acreditativo de tal representación.

· Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión,  revocación o inflación.

· Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

· Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando  corresponda.  

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la  recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del  requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido  del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo  en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá  mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ARRENDAMIENTOS ALNAGO resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15)  días hábiles contados a partid de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al  reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en  que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes  al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la  Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Medidas de seguridad

ARRENDAMIENTOS ALNAGO, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el  artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas  necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso  o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ARRENDAMIENTOS ALNAGO, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la  implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y  confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación, se exponen las medidas de seguridad implantadas por ARRENDAMIENTOS  ALNAGO, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y  V).

Tabla II. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos

(automatizadas, no automatizadas)

Tabla III. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos

(públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

TABLA IV: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

TABLA V: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

12. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países  que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un  nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la  Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser  inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate  de:

"- Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para  la transferencia.

- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones  de salud o higiene pública.

- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del  tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la  autorización del Titular.

- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento,  ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial."

"En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y  Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos  personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias  tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un  encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no  requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato  de transmisión de datos personales."

13. Vigencia

"Las bases de datos responsabilidad de ARRENDAMIENTOS ALNAGO, serán objeto de tratamiento  durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos.  Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que  dispongan lo contrario. ARRENDAMIENTOS ALNAGO, procederá a la supresión de los datos  personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su  conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.

La presente política de tratamiento permanece vigente desde 01 DE JULIO DE 2016"